Z dniem 1 kwietnia obowiązek fakturowania z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) objął w gruncie rzeczy wszystkich przedsiębiorców. I choć niektórzy do ostatniej chwili łudzili się, że wejście w KSeF okaże się primaaprlisowym żartem, a Minister Finansów jeśli nie zniesie, to chociaż odroczy w czasie obowiązek stosowania nowych przepisów, przedsiębiorcom nie pozostaje dziś nic innego, jak tylko dostosować się do nowej rzeczywistości prawnopodatkowej.

Czym jest KSeF?

KSeF to narzędzie do wystawiania, przesyłania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z jego wprowadzeniem z obiegu prawnego – poza pewnymi wyjątkami – znikną tradycyjne faktury papierowe i te w formie pliku *.pdf, wysyłane najczęściej pocztą elektroniczną. Zastąpią je wspomniane faktury ustrukturyzowane, czyli określony zestaw danych cyfrowych w formie pliku *.xml.

Z punktu widzenia fiskusa KSeF to kolejny instrument dający możliwość analizy działalności przedsiębiorców w czasie rzeczywistym. Wszak jako uzasadnienie dla wprowadzenia tego rozwiązania ustawodawca wskazuje m.in. dążenie do uszczelnienia systemu VAT i walkę z nadużyciami oraz wyłudzeniami w obszarze podatku od towarów i usług. Z perspektywy firm to nie lada wyzwanie organizacyjne, informatyczne i prawne. To rewolucja w rozliczeniach w podatku od towarów i usług, której konsekwencje uwidocznią się w wielu obszarach funkcjonowania firmy. Niedostrzeżenie tego wpływu może oznaczać nie tylko ryzyko sporu z organami podatkowymi, ale – potencjalnie – również komplikacje w relacjach z kontrahentami, czy problemy z terminowymi płatnościami.

Weryfikacja dotychczasowych rozliczeń w VAT

Adaptacja do nowego otoczenia prawnopodatkowego wymaga podjęcia określonych działań. Aktualizacja oprogramowania finansowo-księgowego to tylko początek drogi. Wejście w KSeF uzasadnia – w pierwszej kolejności – weryfikację dotychczasowej praktyki rozliczeń w VAT. Z pewnością warto potwierdzić prawidłowość kwalifikacji na gruncie VAT poszczególnych czynności podejmowanych w ramach działalności gospodarczej. Niewątpliwie trzeba również przyjrzeć się kwestiom związanym z wystawianiem faktur (zwłaszcza w kontekście identyfikacji właściwego momentu wystawienia faktury). KSeF bowiem błędów nie wybacza, a nieprawidłowości w wystawianiu faktur to prosty sposób na zwrócenie uwagi fiskusa i ryzyko sporu podatkowego, który może okazać się długi i kosztowny.

Warto mieć procedurę

Procesy związane (zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio) ze stosowaniem KSeF warto uregulować w odpowiednim dokumencie wewnętrznym. Pozwoli to na przekazanie skomplikowanych podatkowych zagadnień pracownikom. Postanowienia procedury powinny jasno określać obowiązki (dotyczące KSeF) osób zatrudnionych na konkretnych stanowiskach. Aby zapewnić ciągłość prowadzonej działalności gospodarczej zapisami procedury warto ponadto określić m.in. sposób postępowania w sytuacjach kryzysowych, takich jak np. awaria KSeF, czy brak dostępu do Internetu. W tym kontekście konieczne jest również sprecyzowanie reguł dostępu do KSeF.

Terminy płatności

W praktyce wdrożeń KSeF w firmach z różnych branż, wśród wielu zagadnień i problemów pojawia się –  jako jedna z ważniejszych – kwestia dostosowania do KSeF umów handlowych. Wspominając o tym na koniec trzeba zasygnalizować, że zapisy umów nie powinny uzależniać płatności za usługi, czy towary jedynie od przesłania faktury za pośrednictwem KSeF. Licząc się z tym, że w początkowej fazie funkcjonowanie KSeF może wiązać się z komplikacjami (niezależnie od ich przyczyn) warto w umowach przewidzieć rozwiązania, które zapewnią prawo do terminowych zapłat niezależnie od KSeF.

autor: Piotr Koźmiński (www.kozminlegal.pl) – radca prawny, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Poznaniu od 2012 roku.

W ramach swojej praktyki świadczy pomoc prawną m.in. w obszarze prawa karnego w biznesie. Służy wsparciem prawnym w sporach z administracją publiczną, zwłaszcza w konfrontacji z władzami podatkowymi. Reprezentuje swoich klientów przed organami podatkowymi i sądami administracyjnymi. Obrońca w sprawach karnych gospodarczych i karnych skarbowych. Występował przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej w Luksemburgu.